Distribuire i questionari
Decidere quando, come e a chi inviare le richieste di dati
Cosa si intende per distribuzione in QB-EDGE™
La funzione di distribuzione di QB-EDGE™ gestisce l'invio dei questionari ai destinatari interni ed esterni. Essa definisce i destinatari, i tempi, la periodicità, l'ambito di rendicontazione e i promemoria per la raccolta strutturata dei dati tra le diverse entità e i vari periodi di rendicontazione. Le impostazioni di distribuzione possono essere riutilizzate nei diversi cicli, riducendo il lavoro manuale di follow-up e garantendo che le richieste di dati siano allineate alle scadenze di rendicontazione.
Come funziona la distribuzione
Configurare la distribuzione
Specificare quali dati vengono inviati e con quale frequenza
La configurazione della distribuzione definisce i parametri principali per ogni esecuzione del questionario. Ciò comprende l'assegnazione di un nome alla distribuzione, la selezione del modello del questionario e la definizione del tipo di richiesta (una tantum o ricorrente).
Per le distribuzioni ricorrenti, è necessario definire la data di inizio, la frequenza di rendicontazione (mensile, trimestrale o annuale) e l'attivazione automatica in base alla cadenza selezionata. Queste impostazioni garantiscono un processo di raccolta dati controllato e ripetibile, in linea con i requisiti di rendicontazione.
Definire i requisiti di rendicontazione
Uniformare le modalità con cui i destinatari forniscono i dati
Le impostazioni di distribuzione definiscono le modalità di invio delle risposte applicando requisiti di rendicontazione facoltativi. Questi includono la selezione dell'ambito di rendicontazione (ad esempio, entità, filiale o unità organizzativa), le spiegazioni obbligatorie per ciascuna risposta e l'allineamento con i periodi di rendicontazione precedenti.
Nel loro insieme, queste impostazioni migliorano la completezza dei dati e riducono i cicli di chiarimento successivi.
Seleziona i destinatari e gli orari
Decidi chi riceve il questionario e quando
Gli utenti possono definire:
- anno di riferimento
- termine per la risposta
- promemoria delle scadenze prima della data limite
I questionari possono essere inviati a:
- utenti interni
- utenti esterni
- più aziende o entità contemporaneamente
Questo sistema supporta sia modelli di raccolta dati centralizzati che distribuiti.
Distribuzione ricorrente vs non ricorrente
Distribuzione non ricorrente
Utilizzato per richieste di dati sporadiche, analisi ad hoc, attività di rendicontazione straordinarie o qualsiasi raccolta di dati una tantum.
Distribuzione ricorrente
Utilizzato per la raccolta periodica di dati, in cui lo stesso questionario viene inviato automaticamente a intervalli prestabiliti con una configurazione fissa.
La distribuzione periodica riduce il lavoro manuale e garantisce la coerenza dei dati nel tempo.
Invia o pianifica
Eseguire immediatamente o automatizzare la consegna
Una volta configurati, i questionari possono essere:
- inviato immediatamente
- in programma per una data futura
- eseguita automaticamente nell'ambito di una distribuzione ricorrente
Tutte le operazioni di distribuzione vengono registrate e sono visibili nel sistema per consentire il monitoraggio e il follow-up.
Un modo migliore per raccogliere dati
Automatizza i questionari, monitora le risposte tra i vari team e le diverse entità e riduci il lavoro manuale di follow-up durante l'intero ciclo di rendicontazione.
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Domande relative alla distribuzione del questionario su QB-EDGE™
Cosa significa "distribuzione" in QB-EDGE™?
Per "distribuzione" si intende il modo in cui i questionari vengono configurati, programmati e inviati ai destinatari. Essa regola i tempi, la frequenza, l'ambito di rendicontazione, i destinatari, le scadenze e i promemoria per la raccolta strutturata dei dati.
Qual è la differenza tra distribuzione ricorrente e non ricorrente?
Una distribuzione non ricorrente è un questionario inviato una tantum per un'esigenza di rendicontazione specifica o una richiesta ad hoc.
Una distribuzione ricorrente invia automaticamente lo stesso questionario a intervalli predefiniti (ad esempio mensili, trimestrali, annuali) in base a una frequenza e a una data di inizio configurate.
Posso programmare l'invio automatico dei questionari?
Sì. Per le distribuzioni ricorrenti, i questionari vengono attivati automaticamente in base alla frequenza e alla data di inizio selezionate. Una volta completata la configurazione iniziale, non è richiesta alcuna azione manuale.
Posso inviare i questionari subito o in un secondo momento?
Sì. I questionari possono essere inviati immediatamente oppure programmati per un invio futuro, a seconda della configurazione selezionata durante l'impostazione.
Chi può ricevere i questionari?
I questionari possono essere inviati a:
- utenti interni
- utenti esterni
- una o più società o entità
Ciò consente sia la reportistica interna che la raccolta di dati esterni.
Posso gestire le scadenze e i promemoria?
Sì. Ogni distribuzione include:
- un termine preciso per la risposta
- promemoria automatici facoltativi inviati prima della scadenza
Ciò contribuisce a migliorare i tassi di risposta e la tempestività.
Che cosa si intende per «ambito di rendicontazione richiesto»?
Se questa opzione è abilitata, i destinatari devono specificare l'ambito organizzativo delle loro risposte (ad esempio, entità, filiale o unità). Ciò contribuisce a standardizzare le modalità di rendicontazione dei dati e favorisce l'aggregazione basata sull'ambito.
Cosa significa "comparabilità con il periodo precedente"?
Quando questa opzione è abilitata per le distribuzioni ricorrenti, ai destinatari viene richiesto di fornire dati che possano essere confrontati con quelli dei periodi di rendicontazione precedenti. Ciò consente di effettuare analisi comparative tra periodi e garantisce la coerenza dei dati.
Posso chiedere delle spiegazioni sulle risposte?
Sì. È possibile richiedere ai destinatari di fornire spiegazioni per ogni risposta. Ciò risulta utile quando sono necessari ulteriori dettagli o giustificazioni a fini di revisione o di controllo.
È possibile riutilizzare le stesse impostazioni di distribuzione?
Sì. Le configurazioni di distribuzione possono essere riutilizzate nei diversi cicli di rendicontazione, in particolare per le distribuzioni ricorrenti. Ciò riduce i tempi di configurazione e migliora la coerenza.
È possibile condividere le impostazioni di distribuzione tra fondi o gruppi?
Sì. Le configurazioni di distribuzione possono essere condivise con fondi o gruppi selezionati, consentendo una configurazione uniforme tra più entità di rendicontazione.
Come posso monitorare lo stato dei questionari distribuiti?
Per ogni distribuzione di questionari viene visualizzato uno stato che ne indica l'avanzamento, ad esempio "in corso", "accettato", "pronto per la revisione" o "rifiutato". Ciò consente ai team di monitorare lo stato di completamento e di intervenire se necessario.
Posso inviare nuovamente o modificare una distribuzione dopo che è stata creata?
È possibile modificare le impostazioni di distribuzione prima dell'esecuzione. Una volta inviato il questionario, le modifiche dipendono dallo stato della distribuzione e potrebbero richiedere una nuova istanza di distribuzione.
La distribuzione è limitata ai questionari ESG?
No. La distribuzione è indipendente dal framework e può essere utilizzata per qualsiasi questionario strutturato, inclusi casi d'uso in ambito finanziario, operativo, di conformità, di rischio o di rendicontazione interna.
La distribuzione sostituisce la posta elettronica o gli strumenti per la compilazione di moduli?
La distribuzione non sostituisce gli strumenti di comunicazione via e-mail, ma centralizza e standardizza le modalità di invio e gestione dei questionari strutturati, riducendo la dipendenza dalle e-mail inviate manualmente e dai link ad hoc.
Come funziona la distribuzione con i modelli e i KPI?
La distribuzione si basa su modelli predefiniti. Quando la logica dei KPI viene definita a monte, i dati raccolti possono essere utilizzati direttamente per i calcoli e la reportistica senza ulteriori trasformazioni.
È necessaria una preparazione tecnica per configurare le distribuzioni?
No. La distribuzione viene configurata tramite una procedura guidata nell'interfaccia utente. Non sono necessari script né configurazioni tecniche.
Per cosa non è stata progettata questa funzione?
La funzione di distribuzione non è:
- uno strumento di analisi dei sondaggi o di rilevazione
- un sistema di email marketing
- un modulo di invio dati in formato libero
È progettato per la raccolta controllata e strutturata dei dati.
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